Lebenslauf schreiben: Aufbau, Muster und häufige Fehler

Personalverantwortliche entscheiden oft schon beim ersten Überfliegen, ob sie weiterlesen. Ein Lebenslauf, der klar gegliedert ist und die passenden Stationen sofort sichtbar macht, verschafft Ihnen diesen zweiten Blick. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Lebenslauf für Deutschland, Österreich und die Schweiz aufbauen, was hineingehört und welche Fehler Bewerbungen regelmäßig ausbremsen.

Der Standard: tabellarisch und antichronologisch

Im deutschsprachigen Raum hat sich der tabellarische Lebenslauf durchgesetzt. Links stehen die Zeiträume, rechts die Stationen mit kurzen Beschreibungen. Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt die umgekehrt chronologische Reihenfolge: Die aktuelle oder letzte Position steht oben, danach geht es rückwärts. Personaler sehen so sofort, was Sie heute können.

Zeiträume geben Sie mit Monat und Jahr an, also „03/2021 – 08/2024“ und nicht nur „2021 – 2024“. Reine Jahreszahlen wirken, als wollten Sie etwas verbergen.

Zur Länge: Laut Bundesagentur für Arbeit sollte der Lebenslauf höchstens zwei DIN-A4-Seiten umfassen. Wer gerade aus Schule, Ausbildung oder Studium kommt, kommt meist mit einer Seite aus. In der Schweiz sind bei längerer Berufserfahrung auch zwei bis drei Seiten verbreitet.

Was in den Lebenslauf gehört

Persönliche Daten und Kontakt

Name, Anschrift, Telefonnummer und eine seriöse E-Mail-Adresse, am besten in der Form vorname.nachname@anbieter.de. Geburtsdatum und Geburtsort sind in Deutschland üblich, aber nicht zwingend. Angaben zu Familienstand und Staatsangehörigkeit sind freiwillig, Religion nur dann, wenn ein kirchlicher Arbeitgeber danach fragt. Die Berufe Ihrer Eltern gehören nicht hinein.

In der Schweiz sieht es etwas anders aus: Dort geben Bewerber laut berufsberatung.ch üblicherweise auch Heimatort oder Geburtsort und Nationalität an. Wer keinen Schweizer Pass hat, nennt die Aufenthaltsbewilligung, etwa „Ausweis B“ oder „Ausweis C“.

Berufserfahrung

Das ist der wichtigste Block. Pro Station nennen Sie Zeitraum, Arbeitgeber mit Ort, Ihre Position und drei bis fünf kurze Stichpunkte zu Aufgaben und Ergebnissen. Wenig Berufserfahrung? Dann gehören Praktika, Werkstudentenjobs, Nebenjobs und Ehrenämter hierher.

Ausbildung

Schulabschluss, Berufsausbildung, Studium, jeweils mit Zeitraum, Einrichtung, Abschluss und, wenn vorteilhaft, Abschlussnote. Mit wachsender Berufserfahrung wird dieser Abschnitt kürzer. Ab einem Hochschul- oder Berufsabschluss reicht beim Schulweg der höchste Abschluss, die Grundschule lassen Sie weg.

Kenntnisse und Weiterbildungen

Sprachen mit Niveau (zum Beispiel nach dem Europäischen Referenzrahmen: „Englisch C1“), Software, Führerschein, Zertifikate und Fortbildungen. Nehmen Sie vor allem auf, was in der Stellenanzeige verlangt wird. „MS Office“ allein sagt wenig. „Excel: Pivot-Tabellen, SVERWEIS, Diagramme“ sagt deutlich mehr.

Ehrenamt und Interessen

Ehrenämter und Vereinsfunktionen zeigen Verantwortung. Hobbys nehmen Sie nur auf, wenn sie zur Stelle passen oder eine Fähigkeit belegen. „Lesen, Reisen, Freunde treffen“ bringt keinen Mehrwert.

Foto, Unterschrift und Datum

Foto: In Deutschland ist ein Bewerbungsfoto keine Pflicht mehr, wie die Bundesagentur für Arbeit ausdrücklich schreibt. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz schützt Bewerber vor Benachteiligung, und ein Arbeitgeber darf Sie nicht wegen eines fehlenden Fotos aussortieren. Auch in Österreich ist das Foto freiwillig, in vielen Branchen aber nach wie vor verbreitet. In der Schweiz wird es häufiger erwartet. Wenn Sie ein Foto verwenden, dann ein professionelles: kein Selfie, kein Urlaubsbild, kein Passfoto, neutraler Hintergrund, Kleidung passend zur Branche. Platz findet es oben rechts im Lebenslauf oder auf einem Deckblatt.

Unterschrift: Laut Bundesagentur für Arbeit nicht erforderlich. Sie kann aber zeigen, dass Ihre Angaben aktuell und vollständig sind. Wenn Sie unterschreiben, gehören Ort und Datum dazu, und zwar am Ende des Dokuments.

Muster: ein Abschnitt vorher und nachher

Der häufigste Schwachpunkt ist die Beschreibung der Berufserfahrung. Viele Bewerber zählen Aufgaben auf, die in jeder Stellenbeschreibung stehen könnten.

Vorher:

04/2021 – heute | Sachbearbeiterin Einkauf, Müller Maschinenbau GmbH, Stuttgart

  • Zuständig für Bestellungen
  • Kontakt mit Lieferanten
  • Pflege von Daten im System
  • Diverse Aufgaben

Nachher:

04/2021 – heute | Sachbearbeiterin Einkauf, Müller Maschinenbau GmbH, Stuttgart

  • Disposition von rund 40 C-Teile-Lieferanten, inklusive Preis- und Terminverhandlungen
  • Umstellung der Bestellabwicklung auf SAP MM gemeinsam mit der IT, Schulung von fünf Kolleginnen und Kollegen
  • Aufbau einer Lieferantenbewertung nach Liefertreue und Qualität
  • Vertretung der Teamleitung bei Abwesenheit

Was sich geändert hat: Jeder Punkt beginnt mit einer konkreten Tätigkeit, enthält wo möglich eine Größenordnung und zeigt eine Wirkung. „Diverse Aufgaben“ ist verschwunden. Zahlen nennen Sie nur, wenn sie stimmen und Sie sie im Gespräch erklären können.

Den Lebenslauf auf die Stelle zuschneiden

Die Bundesagentur für Arbeit rät, den Lebenslauf für jeden Arbeitgeber anzupassen, statt immer dieselbe Fassung zu versenden. Das heißt nicht, alles neu zu schreiben. In der Praxis hat sich ein Vorgehen in drei Schritten bewährt:

  1. Markieren Sie in der Stellenanzeige die fünf bis sieben wichtigsten Anforderungen.
  2. Prüfen Sie, ob jede davon in Ihrem Lebenslauf sichtbar ist, idealerweise mit den Begriffen aus der Anzeige.
  3. Sortieren Sie Stichpunkte innerhalb einer Station so um, dass das Relevanteste oben steht.

Viele größere Unternehmen nutzen Bewerbermanagementsysteme, die Ihre Unterlagen nach Stichworten durchsuchen. Ein schlichtes Layout ohne Textfelder, Tabellen in Tabellen oder Grafiken hilft dabei, dass Ihre Angaben korrekt ausgelesen werden. Speichern Sie den Lebenslauf als PDF, außer der Arbeitgeber verlangt ausdrücklich ein anderes Format.

Mehr zum Zusammenspiel aller Unterlagen lesen Sie in unserem Bewerbungsleitfaden. Grundlegende Tipps zu Inhalt und Formulierung finden Sie außerdem im Beitrag Lebenslauf erfolgreich schreiben.

Berufseinsteiger und Berufserfahrene: unterschiedliche Schwerpunkte

Der Aufbau bleibt gleich, die Gewichtung verschiebt sich mit der Erfahrung.

Berufseinsteiger haben oft wenig klassische Berufserfahrung. Hier rückt die Ausbildung nach oben, ergänzt um Abschlussarbeit, Schwerpunkte und relevante Projekte. Praktika, Werkstudententätigkeiten und Nebenjobs beschreiben Sie genauso sorgfältig wie eine Festanstellung. Ein Kellnerjob während des Studiums zeigt Belastbarkeit und Kundenkontakt, ein Tutorium zeigt, dass Sie Inhalte erklären können. Eine Seite reicht in den meisten Fällen.

Berufserfahrene stellen die Berufserfahrung an den Anfang und kürzen die Ausbildung auf das Wesentliche. Ältere Stationen, die für die Zielstelle keine Rolle mehr spielen, fassen Sie knapp zusammen, etwa „2008 – 2013: verschiedene Positionen im Einzelhandel, zuletzt stellvertretende Filialleitung“. So bleibt Platz für die letzten fünf bis zehn Jahre, die Personaler am meisten interessieren.

Quereinsteiger profitieren von einem kurzen Profil am Anfang des Lebenslaufs: drei bis vier Zeilen, die erklären, welche Erfahrung Sie mitbringen und wohin Sie wollen. Damit lesen Personaler die folgenden Stationen gleich im richtigen Licht.

Häufige Fehler im Lebenslauf

  • Unerklärte Lücken: Zeiträume über zwei Monate sollten Sie laut Bundesagentur für Arbeit erläutern, etwa mit Weiterbildung, Elternzeit, Pflege oder Arbeitssuche.
  • Reine Aufgabenlisten: Ohne Ergebnisse und Umfang wirkt jede Station austauschbar.
  • Uneinheitliche Formate: Mal „2022“, mal „03/22“, mal „März 2022“. Entscheiden Sie sich für eine Schreibweise.
  • Verspieltes Design: Farbwechsel, ausgefallene Schriften und Balkendiagramme für „Teamfähigkeit 80 %“ lenken ab und sagen nichts aus.
  • Veraltete Angaben: Der Ferienjob von vor fünfzehn Jahren oder Grundkenntnisse in längst abgelöster Software können raus.
  • Tippfehler: Lassen Sie den Lebenslauf von einer zweiten Person gegenlesen. Ein frischer Blick findet, was Sie nach dem fünften Durchgang übersehen.
  • Unseriöse E-Mail-Adresse: Spitznamen haben in der Bewerbung nichts verloren.

Besonderheiten in Österreich und der Schweiz

In Österreich sind Bewerbungsunterlagen häufig formal und ausführlich. Zeugnisse und Dienstzeugnisse werden oft gleich mitgeschickt. Das AMS empfiehlt bei E-Mail-Bewerbungen, das Wichtigste in zwei bis drei Sätzen im Mailtext zusammenzufassen.

In der Schweiz besteht das Bewerbungsdossier laut berufsberatung.ch in der Regel aus Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Referenzen. Referenzpersonen nennen Sie mit Namen und Telefonnummer, und zwar erst, nachdem Sie diese um Erlaubnis gefragt haben.

In Deutschland gehören Arbeitszeugnisse ebenfalls meist zu einer vollständigen Bewerbung. Beschäftigte haben nach der Gewerbeordnung Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Checkliste vor dem Versand

  • Aktuelle Station steht oben, alle Zeiträume mit Monat und Jahr
  • Kontaktdaten vollständig, E-Mail-Adresse seriös
  • Anforderungen aus der Stellenanzeige im Lebenslauf wiederzufinden
  • Pro Station drei bis fünf Stichpunkte mit Tätigkeit und Ergebnis
  • Lücken über zwei Monate erklärt
  • Höchstens zwei Seiten (Schweiz: bei viel Erfahrung bis drei)
  • Einheitliche Schrift, Datumsformat und Abstände
  • Als PDF gespeichert, Dateiname mit Ihrem Namen, etwa „Lebenslauf_Anna_Schmidt.pdf“
  • Von einer zweiten Person gegengelesen

Viele Arbeitgeber setzen nach der schriftlichen Bewerbung Online-Tests ein. Wer dann unvorbereitet ist, verschenkt den Vorsprung, den ein guter Lebenslauf geschaffen hat. Mit dem Bewerbungstraining inklusive Interviewfragen und allen Tests bereiten Sie sich auf beide Schritte vor. Für das anschließende Gespräch lohnt sich ein Blick auf die Frage „Erzählen Sie von sich“, mit der fast jedes Vorstellungsgespräch beginnt.

Häufige Fragen

Wie lang darf ein Lebenslauf sein?

Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt höchstens zwei DIN-A4-Seiten. Für Berufseinsteiger reicht meist eine Seite, in der Schweiz sind bei langer Berufserfahrung auch zwei bis drei Seiten üblich.

Muss ich ein Foto in den Lebenslauf einfügen?

Nein. In Deutschland und Österreich ist ein Bewerbungsfoto keine Pflicht. Viele Bewerber legen trotzdem eines bei. In der Schweiz wird ein aktuelles, professionelles Foto häufiger erwartet.

Muss der Lebenslauf unterschrieben werden?

Eine Unterschrift ist laut Bundesagentur für Arbeit nicht erforderlich. Wenn Sie unterschreiben, setzen Sie Ort, Datum und Unterschrift ans Ende des Dokuments.

Chronologisch oder antichronologisch?

Im deutschsprachigen Raum ist der antichronologische Lebenslauf Standard: Die aktuelle Station steht oben, ältere Stationen folgen darunter.

Gehören Hobbys in den Lebenslauf?

Nur wenn sie zur Stelle passen oder etwas über Ihre Fähigkeiten aussagen, etwa ein Ehrenamt als Trainer oder Vereinskassierer. Allgemeine Angaben wie „Lesen“ oder „Reisen“ können Sie weglassen.

Über den Autor

Ingmar van Maurik ist Spezialist für die Vorbereitung auf Einstellungstests und Vorstellungsgespräche und unterstützt Bewerberinnen und Bewerber dabei, in Auswahlverfahren besser abzuschneiden.